Elaboración de Documentos Normativos INPE: Directivas, lineamientos, instructivos
El Instituto Nacional Penitenciario (INPE) ha dado un paso significativo en la mejora de su gestión interna mediante la aprobación de la Resolución de Presidencia N.° 256-2021-INPE/P, emitida el 13 de octubre de 2021. Esta resolución establece la directiva titulada “Generación de Documentos Normativos y Orientadores en el Instituto Nacional Penitenciario”, que busca optimizar la creación y gestión de documentos normativos dentro de la institución.
Tipología de Documentos Normativos y Orientadores
La nueva directiva clasifica los documentos que el INPE podrá emitir en dos categorías principales:
- Documentos Normativos:
- Protocolo Interinstitucional
- Reglamento
- Directiva
- Lineamiento
- Protocolo de atención al usuario
- Documentos Orientadores:
- Guía
- Instructivo
Esta clasificación permitirá al INPE establecer un marco claro para la elaboración de normativas que regulen su funcionamiento y la atención a los usuarios.
Ciclo de Gestión de Documentos
La gestión de estos documentos se llevará a cabo bajo un modelo de mejora continua, que incluye las siguientes etapas:
- Programación: Planificación de la creación de documentos.
- Formulación: Desarrollo del contenido normativo.
- Revisión: Evaluación y ajustes necesarios.
- Aprobación: Validación final de los documentos.
- Registro y difusión: Documentación y comunicación de los mismos.
- Implementación: Aplicación de las normativas en la práctica.
- Monitoreo, Seguimiento y Evaluación: Supervisión de la efectividad de los documentos.
- Modificación, actualización o derogación: Ajustes según sea necesario.
Este ciclo busca asegurar que los documentos normativos y orientadores sean relevantes, actualizados y eficaces en su propósito de mejorar la gestión penitenciaria.
Registro y Difusión de Documentos Normativos en el INPE
La Resolución de Presidencia N.° 256-2021-INPE/P establece un procedimiento claro para el registro y difusión de los documentos normativos y orientadores aprobados dentro del Instituto Nacional Penitenciario (INPE).
Registro de Documentos
- Documentos de Nivel Presidencial:
- Las resoluciones y documentos aprobados a este nivel serán numerados y registrados por la Gerencia General.
- Se llevará un registro único y correlativo a nivel institucional, siendo obligatorio para las Directivas y facultativo para otros documentos normativos y orientadores.
- Documentos de Nivel Gerencial o Directoral/Jefatural:
- Estos documentos serán registrados por el órgano formulador, con un registro único y correlativo a nivel directoral/jefatural.
- Este registro es obligatorio para Lineamientos e Instructivos, mientras que para otros documentos es facultativo.
- Remisión de Documentos:
- La Gerencia General enviará los archivos digitales (en formato PDF) de la resolución de aprobación y del documento normativo u orientador a varias oficinas clave, incluyendo la Oficina de Asesoría Jurídica y el Centro de Documentación y Archivo.
- De manera similar, las oficinas de la Sede Central también remitirán sus documentos a la Gerencia General y otras oficinas relevantes.
Difusión de Documentos
La Oficina de Sistemas de Información es la encargada de la difusión de los documentos normativos y orientadores aprobados. Esta difusión se realizará a través de:
- Publicación en la plataforma digital única del Estado Peruano (www.gob.pe/inpe).
- Un aplicativo web específico que facilitará el acceso a los servidores del INPE, administrado por la Unidad de Organización y Métodos.
Tipos de Documentos Normativos en el INPE
A continuación, se describen estos documentos:
1. Protocolo Interinstitucional
Este documento normativo tiene como objetivo delimitar las diligencias y actuaciones de las instituciones participantes en el cumplimiento de competencias conferidas por normas con rango de Ley. El INPE desempeña un rol esencial y articulador para asegurar que estas competencias se cumplan de manera efectiva.
2. Reglamento
El reglamento es un conjunto ordenado de reglas y preceptos dictados por el titular del pliego, que busca regular el comportamiento y las actividades de los funcionarios, directivos y servidores públicos de la institución, en cumplimiento de una norma con rango de Ley.
3. Directiva
Este documento normativo establece aspectos técnicos y operativos en materias específicas, ya sea para implementar políticas o para regular procesos a cargo de un órgano o unidad orgánica. Su función es proporcionar claridad y dirección en la ejecución de tareas.
4. Lineamiento
Los lineamientos son documentos que establecen principios, orientaciones, límites y medidas que deben respetar los funcionarios y servidores públicos en la ejecución de actividades de competencia institucional. Su propósito es guiar el comportamiento y las decisiones dentro de la organización.
5. Protocolo de Atención al Usuario
Este protocolo define el modo de actuar deseado frente al usuario, buscando unificar criterios y conceptos sobre lo que constituye una buena atención al servicio. Es fundamental para mejorar la experiencia del usuario en sus interacciones con el INPE.
6. Guía
La guía es un documento orientador que incluye la metodología, etapas, pasos, responsabilidades y formatos necesarios para cumplir con las disposiciones de una norma, política o documento normativo. Su formato puede ser textual y esquemático, facilitando la comprensión y aplicación de las normativas.
7. Instructivo
Este documento orientador establece la forma ordenada, sistemática, secuencial y detallada de prestar un servicio, elaborar un documento o ejecutar una actividad específica de competencia de un órgano o unidad orgánica. Su objetivo es asegurar que las tareas se realicen de manera eficiente y conforme a las normativas establecidas.
