Archivos mensuales: octubre 2023

 TEMA: APROBACIÓN DEL PEI 

1. ¿Qué es el PEI?  

El PEI es un instrumento de gestión que define la estrategia del Pliego para lograr sus objetivos, en  un periodo mínimo de tres (3) años, a través de iniciativas diseñadas para producir una mejora en  el bienestar de la población a la cual sirve. Estos objetivos se deben reflejar en resultados. 

2. ¿Quiénes elaboran PEI?  

A nivel institucional cada Pliego del Sector Público elabora un Plan Estratégico Institucional – PEI. 

3. ¿Cuáles son los pasos para aprobar mi Plan Estratégico Institucional – PEI?  

Actualmente, el Pliego remite su PEI por correo electrónico al CEPLAN; los Pliegos del Poder  Ejecutivo, previamente remiten su PEI al Órgano de Planeamiento Estratégico Sectorial  perteneciente al Sector al cual se encuentra adscrito o el que haga sus veces; corresponde a este  órgano elaborar un primer informe de validación sobre la consistencia y coherencia del PEI del  Pliego con las políticas y planes bajo competencia del Sector, este Informe junto con el PEI es  remitido por el Pliego al CEPLAN, quien verifica y valida la metodología, la consistencia y  coherencia del PEI con el PEDN y la Política General de Gobierno, y emite un informe técnico, para  posterior a ello el Pliego emite el acto resolutivo de aprobación del PEI y dispone su publicación  en el Portal de Transparencia Estándar (PTE) de la entidad. 

4. ¿Cómo se conforma la Comisión de Planeamiento Estratégico y qué funciones tiene?  

Para el planeamiento institucional, el Titular de la entidad conforma una Comisión de Planeamiento  Estratégico bajo su liderazgo, en la cual participan tanto funcionarios de la Alta Dirección como aquellos a cargo de los órganos de línea, de asesoramiento y de apoyo, y otros que el órgano  resolutivo designe, dependiendo de la estructura organizacional de la entidad. Además, podrá  conformar un equipo técnico integrado por representantes de los miembros de la Comisión. Sus  funciones están descritas en la Guía para el Planeamiento Institucional vigente (Pág. 15). 

5. ¿Existe un Plazo para la aprobación del PEI?  

No existe una fecha determinada, pero si se debe tener en cuenta que el PEI se elabora y aprueba  en el año previo al inicio de su vigencia.

6. ¿El pliego a través de su máxima autoridad administrativa eleva el PEI a CEPLAN para su  validación o esta acción la realiza exclusivamente la Comisión o el Equipo Técnico de  Planeamiento de la Entidad?  

Lo puede realizar la misma autoridad edil, o el gerente, jefe o responsable del órgano de  planeamiento de la entidad, a través de correo electrónico. 

7. ¿El PEI tiene una estructura? ¿Cómo se aprueba?  

La estructura mínima del PEI es: 

1. Declaración de Política Institucional 

2. Misión Institucional 

3. Objetivos Estratégicos Institucionales (con indicadores) 

4. Acciones Estratégicas Institucionales (con indicadores) 

5. Ruta Estratégica 

6. Anexos 

• Matriz de Articulación de Planes (Anexo B-1) 

• Matriz del Plan Estratégico Institucional (Anexo B-2) 

• Ficha técnica de indicadores OEI/AEI (Anexo B-3) 

Luego de contar con el informe técnico de CEPLAN, el Titular del Pliego emite el acto resolutivo de  aprobación del PEI y dispone su publicación en el Portal de Transparencia Estándar de la entidad. 

8. ¿Puedo solicitar acceso al aplicativo para elaborar mi PEI?  

Para poder contar con el acceso al Aplicativo CEPLAN V.01, se requiere contar con PEI vigente,  que previamente haya sido validado por CEPLAN mediante Informe Técnico, aprobado por la  entidad y publicado en el PTE, ya que en dicho aplicativo se registra el mencionado instrumento y  así puedan elaborar su Plan Operativo Institucional – POI.

TEMA: AMPLIACIÓN DE HORIZONTE TEMPORAL DEL PEI 

1. ¿Se puede agregar OEI y AEI en la ampliación del horizonte temporal del PEI?  

No. La ampliación de la temporalidad del PEI, se basa fundamentalmente en proyectar logros  esperados de los indicadores de los Objetivos y Acciones Estratégicas Institucionales para el año 2025. La finalidad del proceso de ampliación es únicamente facilitar la elaboración y el registro del  Plan Operativo Institucional -POI Multianual 2023– 2025 (como mínimo). 

Dado que se trata de una ampliación no corresponde modificar, incluir, o eliminar objetivos,  acciones, ni indicadores establecidos en el PEI vigente. 

2. ¿Existe un Plazo para la aprobación del POI?  

Según la Guía para el planeamiento Institucional establece que hasta el 30 abril la entidad debe  realizar la aprobación. 

3. ¿Qué aspectos del PEI puedo actualizar en el proceso de ampliación del horizonte temporal del  PEI?  

La entidad actualizará el análisis de priorización de la Ruta Estratégica de los OEI y AEI y su  vinculación con la PGG (2021 – 2026 en concordancia con el DS decreto supremo N° 164-2021- pcm) de corresponder. La Entidad hará uso del cuadro señalado en la Guía (Cuadro N° 8). 

4. En el PEI ampliado, ¿se pueden actualizar las metas de los años anteriores como Línea de base  y actualizar los logros esperados?  

No. Únicamente pueden determinar y registrar los logros esperados proyectados para los OEI y  AEI dando cobertura hasta el año 2025 (como mínimo) 

5. ¿Existe un plazo para ampliar el horizonte del PEI hasta el 2025?  

Se recomienda tramitar la ampliación del PEI con un horizonte al 2025 es hasta el 31.03.22,  siguiendo los lineamientos establecidos en el Oficio Múltiple -000002-2022-DNCP. 

6. ¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir el PEI de la entidad para que aplique el proceso de  ampliación del horizonte?  

Los Pliegos que cuenten con un PEI de acuerdo con la estructura establecida en la Guía para el  Planeamiento Institucional y cuyo horizonte de inicio no sea menos al año 2020, pueden ampliar  la temporalidad del PEI, mientras que los Pliegos que no se ajusten con esta estructura y año de  inicio deberán elaborar un nuevo PEI, siguiendo las pautas indicadas en la mencionada guía. 

7. ¿Puede una entidad que amplio su PEI el periodo pasado, realizar el proceso de ampliación  nuevamente en este periodo de manera excepcional?  

De manera excepcional, si lo pueden realizar, siempre y cuando su PEI cuente con la estructura  mínima requerida en la Guía para el planeamiento institucional y cuyo horizonte de inicio no sea  menor al año 2020.

TEMA: MODIFICACIÓN DEL PEI VIGENTE 

1. ¿Cuándo puedo modificar el PEI?  

En el marco de la GUÍA PARA EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL (Pág. 41, 42), El PEI se modifica cuando se presentan las siguientes circunstancias: 

1. Cambios en la Política General de Gobierno 

2. Cambios en la política institucional; 

3. Adscripción de entidades, transferencia de programas, cambios en las funciones de la  organización u otros similares; 

4. Situación de desastre con declaratoria de estado de emergencia; 

5. Recomendaciones provenientes de los Informes de Evaluación de los planes  institucionales; y 

6. Disposiciones específicas del CEPLAN. 

2. ¿Puedo modificar el horizonte del PEI?  

Si van a modificar el PEI, no se toca el horizonte. (Si el PEI se modifica durante su vigencia, el  nombre del plan incluye la palabra “Modificado”). 

3. ¿Debo contar con Informe Técnico del ente rector CEPLAN, para la modificación del PEI?  

Para ambos casos (elaboración y ampliación) se requiere la evaluación de diseño de CEPLAN, es  decir la entidad debe contar con un Informe Técnico de validación de CEPLAN. En el caso de los Pliegos del Poder Ejecutivo, previamente remiten su PEI al Órgano de  Planeamiento Estratégico Sectorial perteneciente al Sector al cual se encuentra adscrito o el que  haga sus veces; corresponde a este órgano elaborar un primer informe de validación sobre la  consistencia y coherencia del PEI del Pliego con las políticas y planes bajo competencia del Sector;  este informe, junto al PEI es remitido por el Pliego mediante correo electrónico al CEPLAN.

TEMA: REGISTRO DEL POI MULTIANUAL 2023 – 2025 

1. ¿Cuál es el plazo para el Registro del POI Multianual 2023 – 2025 en el Aplicativo  Ceplan V.01?  

El plazo para la Elaboración y aprobación del POI Multianual 2023 – 2025 es hasta el 30.04.22. No  obstante, se ha ampliado la fecha hasta el 20 de mayo del 2022 según el Comunicado Nro. 011- 2022-CEPLAN. 

2. ¿Si tengo nuevos Proyectos de Inversión que no aparecen en la lista del Aplicativo  Ceplan V.01 ¿Qué debo hacer?  

Primero coordinar con el Especialista de Ceplan a cargo, para que pueda facilitar un formato de  incorporación de proyectos. Luego, remita el formato con la información requerida a  atencionusuario@ceplan.gob.pe quienes realizarán la incorporación y sea visibles en el aplicativo. 

3. ¿Cómo determinar la prioridad de una Actividad Operativa?  

El POI Multianual de la entidad debe registrar la priorización de cada Actividad Operativa e  inversión, como Muy Alta, Alta y Media. Asimismo, tome en consideración como base de la Ruta  Estratégica definida en el PEI. 

4. ¿Cuántos usuarios tiene el Aplicativo y donde se encuentran las funciones de los  usuarios del Aplicativo CEPLAN?  

Usuario Administrador de Sector/Territorio, usuario Administrador de Pliego, usuario Supervisor y  usuario Operador de centro de costo. Están señalados en el ANEXO A-2 Perfiles de usuarios del  aplicativo CEPLAN V.01, de la Guía para el Planeamiento Institucional vigente. 

5. ¿Cómo apruebo el POI Multianual de la Unidad Ejecutora (UE)?  

Se aprueba a través del Aplicativo Ceplan V.01, con el usuario de Supervisor y administrador de  Pliego, emitiendo el Reporte B-4 Multianual para que este sea publicado en el Portal de  Transparencia Estándar de la entidad. 

Si la entidad requiere la aprobación formal del POI Multianual, se sugiere la estructura con los  anexos a incluir establecidos en Cuadro 10 de la Guía para el planeamiento institucional, pág. 46. 

6. ¿Se puede registrar una actividad operativa con dos cadenas programáticas  distintas?  

De ser el caso, la entidad debe validar si la actividad operativa sería exactamente igual o tendría  alguna diferencia, asimismo pueden realizar el registro a través de dos Registro POI (uno por cada  EFP).

7. ¿En qué etapa debe articularse el POI con el Cuadro de Necesidades (CN) de  acuerdo con los Sistemas Administrativos Transversales?  

En la etapa de Elaboración del POI Multianual, las entidades puedan realizar su Cuadro Multianual  de Necesidades de bienes, servicio y obras; previamente los centros de costos deben registrar sus  AO en el POI (usando el aplicativo CEPLAN V.01), seguidamente el Planificador del a UE debe  remitir las AO a responsable del sistema de Abastecimiento para su costeo mediante el CMNBSO,  posterior a ello, debe remitir al Planificador el Excel consolidado exportado de SIGA para su  migración al Aplicativo CEPLAN V.01.y obtener el POI MULTIUANUAL elaborado y aprobado. 

8. ¿Quién elabora y aprueba el POI Multianual en una entidad?  

La Unidad Ejecutora es quien debe elaborar y aprobar el POI Multianual para un período no  menor de tres años respetando el período de vigencia del PEI, en coordinación y apoyo de las  unidades orgánicas de la entidad. 

9. ¿Puedo registrar el POI Multianual sin tener PEI validado y aprobado?  

No, todo POI Multianual debe estar articulado a un PEI vigente y aprobado. El POI comprende la  programación multianual de las Actividades Operativas e Inversiones necesarias para ejecutar las  AEI definidas en el PEI, por un período no menor de tres años, respetando el período de vigencia  del PEI, el cual debe ser verificado y validado por CEPLAN previamente, y aprobado por el pliego. 

10. ¿El POI Multianual tiene una estructura?  

Si, la estructura mínima del POI Multianual es: 

1. Declaración de Política Institucional, 

2. Misión Institucional 

3. Acciones Estratégicas Institucionales (AEI) priorizadas por Objetivo Estratégico Institucional (OEI) 

4. Reportes del POI Multianual, obtenidos del aplicativo CEPLAN V.01 (Anexo B-4) 11. ¿El Aplicativo CEPLAN dispone de un ambiente para entrenarse o practicar?  

Si, con la finalidad de fortalecer capacidades a los operadores de Planeamiento, CEPLAN dispone  de manuales de usuario y un ambiente en la web mediante el siguiente enlace:  http://entrenamiento.ceplan.gob.pe/poi2022 o http://entrenamiento.ceplan.gob.pe/poi2023 

Coordine con el sectorista asignado o al correo atencionusuario@ceplan.gob.pe para que reciba  las orientaciones respectivas.

TEMA: CONSISTENCIA POI – PIA 

1. ¿Cómo paso a la etapa de Consistencia en el Aplicativo Ceplan V.01?  

El usuario de Pliego, deberá ingresar y pasar a la etapa de Consistencia, previo al cierre de estado  y etapa de Ajuste de las Actividades Operativas e Inversiones de su(s) Unidades Ejecutoras; Se  debe tener en cuenta que, al pasar a esta etapa es para todas las Unidades Ejecutoras que  cuenten el Pliego. 

2. ¿Cuál es el plazo máximo para terminar la Consistencia del POI – PIA?  

El 31 de diciembre del año previo al inicio de su ejecución. 

Ejemplo: Si la entidad viene realizando la Consistencia POI – PIA 2023, debe aprobarse la  Consistencia el 31.12.22 

3. ¿En la etapa de Consistencia puedo registras nuevas Actividades Operativas (AO)?  

En esta etapa es únicamente para realizar la Consistencia del POI Anual con el PIA, en el caso se  presente que en el PIA se está considerando una nueva cadena presupuestal y deba agregarse al  POI, se puede realizar antes que el usuario pliego cargue los techos presupuestales por centro de  costo, que da inicio al proceso de Consistencia. 

4. ¿Para poder realizar la Consistencia POI – PIA, el Pliego tiene que enviar  oficialmente la asignación presupuestaria a sus Unidades Ejecutoras?  

En el marco de la guía para el planeamiento institucional, luego que el Congreso de la República  aprueba la Ley Anual de presupuesto y cada Pliego aprueba el PIA, la entidad revisa que los  recursos totales estimados en la programación del primer año del POI MULTIANUAL tenga  consistencia con el PIA. Asimismo, el PIA aparece en el aplicativo Ceplan, con el fin que las UE  comiencen con el proceso de consistencia 

5. ¿Qué sucede con las Actividades Operativas (AO) que no tienen financiamiento?  

En el proceso de Consistencia POI-PIA, al no asignarse techo suficiente al centro de costo, algunas  Actividades Operativas pueden quedar sin financiamiento. Las Actividades Operativas e  Inversiones sin financiamiento programadas en el primer año del POI Multianual, pueden  constituir la gestión del Titular para obtener financiamiento. De esta manera, la entidad contará  con un POI Anual para iniciar su ejecución. (pág. 47). 

6. ¿El POI Anual consistente con el PIA se aprueba con algún documento?  

No, para contar con el POI Anual Consistente con el PIA previo a su ejecución; la entidad con base  en el POI Multianual toma la programación del primer año para realizar el proceso de ajuste en el  Aplicativo CEPLAN V.01 de acuerdo con la priorización establecida y la asignación del presupuesto  (PIA) total de la entidad.

TEMA: MODIFICACIÓN DEL POI 2022 

1. ¿En qué reporte visualizo las modificaciones y/o reprogramaciones realizadas al  POI en ejecución?  

Las modificaciones POI se visualizarán en el reporte Anexo B-5: Plan Operativo Institucional  (Modificado) que se obtiene del aplicativo CEPLAN. 

2. ¿Cuál es la diferencia del total y total Final en la reprogramación en el aplicativo?  

El total en la reprogramación indica el monto de la sumatoria de los registros de los meses  reprogramados tanto físico como financiero, el Total Final es la sumatoria actual de lo  programado y reprogramado por el centro de costo. 

3. ¿Por qué no se visualizan algunas actividades reprogramadas en mi reporte Anexo  B-5?  

Deberá verificar que todas las actividades operativas se encuentren Aprobadas por el usuario  supervisor. Si se encuentran en estado Registrado, en proceso o pendiente de aprobación, se  deberá culminar el proceso mediante la aprobación de las mismas y se reflejaran en los reportes. 

4. ¿Si se tiene rotación de personal en la entidad ¿cómo genero nuevos usuarios  operadores y elimino los anteriores?  

Mediante perfil Supervisor podrá administrar los accesos de los operadores al aplicativo.  Deberá ingresar al Menú, configurar, seguridad, usuarios y podrá inactivar, registrar un nuevo  usuario para que acceda al centro de costo. 

5. ¿En qué circunstancias se modifica el POI?  

Cuando se modifica el PEI se debe modificar el POI Multianual en el periodo que corresponda. Si  el POI Anual es afectado, la entidad realiza su modificación con intervención de la Comisión de  Planeamiento y el apoyo del órgano de planeamiento, previo análisis al seguimiento de la ejecución. 

El POI Anual en ejecución se modifica, además, cuando se presentan las siguientes circunstancias:  

a) Cambios en la programación de metas físicas de las Actividades Operativas e Inversiones, que  estén relacionados al mejoramiento continuo de los procesos y/o su priorización. b) Incorporación de nuevas Actividades Operativas e Inversiones por cambios en el entorno,  cumplimiento de nuevas disposiciones normativas dictadas por el Ejecutivo o el Legislativo,  entre otros que contribuyan con la implementación y cumplimiento de la estrategia del PEI. 

Si el informe de evaluación de implementación, recomienda la modificación del POI Anual, la  entidad debe registrar y aprobarlo en el aplicativo CEPLAN V.01 a partir de los periodos siguientes  por ejecutarse. 

De requerirlo, la entidad puede modificar el POI Anual desde el mes en ejecución o posterior (no  es retroactivo), siempre en conformidad a las circunstancias de modificaciones señaladas  anteriormente.

6. ¿Cómo proceder en el aplicativo CEPLAN si la entidad identifica modificaciones  presupuestales del segundo semestre que afectan la información programada en  el primer semestre? Si se tiene rotación de personal en la entidad ¿cómo genero  nuevos usuarios operadores y elimino los anteriores?  

El ajuste se presenta generalmente a finales de año mediante las rebajas presupuestales que  afectan el primer semestre o meses cerrados; de acuerdo con lo que señala el MEF, existe una  etapa de conciliación financiera que se realiza los primeros meses del año siguiente. Para que se  actualicen esas rebajas, deberá coordinarse previamente entre el sectorista Ceplan y la entidad  para que se coordine su habilitación de las Actividades Operativas e Inversiones correspondientes. 

Ejemplo: Se cuenta con una meta financiera de 1000, sin embargo, en el mes de agosto se hace  una rebaja presupuestal de 800, para realizar el ajuste es necesario hacer la rebaja desde el mes  de enero, ya que la sumatoria de la meta financiera de enero a junio e superior a 200. 

7. ¿Se debe aprobar la reprogramación antes de iniciar todo el proceso de  seguimiento? Si se tiene rotación de personal en la entidad ¿cómo genero nuevos  usuarios operadores y elimino los anteriores?  

Si, se debe respetar el orden y por criterio se tiene en cuenta que el seguimiento registrado será  en base a lo programa y/o reprogramado. 

Fuentes:  

• Directiva N°001-2017-CEPLAN/PCD 

• Guía para el Planeamiento Institucional Modificada por Resolución de Presidencia de Consejo Directivo N° 00016-2019/CEPLAN/PCD